作者：赵丹 肖利华

     摘要：Excel应用非常广泛，如用它来管理员工或者学生信息，我们经常需要分段显示某些数据，如不同工资水准、成绩；还要查找符合某些条件的数据，常用鼠标或键盘上下移动凭肉眼去找哪些符合条件的记录，尤其是在数据量较大的情况下不仅麻烦而且极易出现遗漏或张冠李戴的现象，本文将介绍如何应用“条件格式”来突出显示要查询的结果。

　　 【关键词】：条件格式、突出显示、分段显示、模糊查找

　　 Excel应用非常广泛，尤其是在还没有应用正规信息系统的中小企业或者学校，或临时需要做一些统计分析工作，如用它来管理员工或者学生信息，我们经常需要分段显示某些数据，如不同工资水准(如月收入高于5000、2000到5000之间，2000以下)、成绩(如90分以上，80到90,60到80,60以下)；还要查找符合某些条件的数据(如姓名)，常用鼠标或键盘上下移动凭肉眼去看哪些符合条件的记录，不仅麻烦而且易出现遗漏或张冠李戴的现象，尤其是在数据量较大的情况下更是如此。正面我们将通过实际的例子来逐步说明如何应用条件格式来突出显示要查询的结果(“条件格式”技术在大型数据仓库中应用也非常广泛)。

　　 1. 分段及突出显示

　　 假设我们手头上有一份考试成绩单，有一部分是10分制的，还有一部分是100分制的，我们先以10分制的为例，打开文件，如图1所示(作者安装的英文版本，故图形界面为英文)。

图1 原始表单

　　 下面我们开始设定游戏规则，我们认为8分以上的为优秀(绿色通过)、6-8之间的为警告(黄色警告)、6以下的为不及格(红灯不通过)。

　　 先选中D4至G81单元格区域（即成绩所在区域，请根据实际情况修改），从菜单上选择“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框并进行设置

　　 选择条件(大于或等于)并在后单元格中输入下限8，点击“格式…”按钮并出现下图(如图2所示)，设置通过时的颜色。

图2 条件格式中的格式设置

　　 点击“添加”按钮以添加其它条件(注意边界条件)，最终结果如下（如图3所示）。

图3 单元格值条件格式设置结果

　　 确认后可以看到我们想要的结果了。

　　 同样我们可能针对其它要考察的列设置条件概率，如Midterm(X≥90,80≤X<90,X<80)。

　　 注意在Excel的条件格式最多只能有三种条件格式，如果我们要有其它情况怎么办？如没有提交作业的，我们可以再通过直接给加背景色添加第4种情况，如未提交作业的设置为灰色。最终结果如图4所示。

图4 分段显示最终结果

　　 2. 查找及突出显示

　　 假设有这样一个通讯录，有编号、姓名、邮件等很多信息，我们要查找姓名信息并突出显示整条记录。

　　 我们先在通讯录前面加上二行，并输入相应字符，将得到如下表，如图5所示

图5 通讯录原始表格

　　 同前面一样，我们选择要查找的范围，然后从菜单上选择“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框并进行设置，此时条件将不再是“单元格值”，而是“用公式”，此处我们将设置二种查找格式，精确查找(红色突出显示)和模糊查找(黄色突出显示)。

　　 在右边的框里面输入公式：“=$C6=$D$3”(意思是和D3中输入的完全相同的情况下执行此条件格式，注意没有引号，下同)，再按 “格式”、“添加”等按钮和上面一样的进行设置。

　　 注意模糊查找的条件稍微有一点复杂，如果设成=LEFT($C6,1)=$D$3（意思是姓名第1个字符和查找条件一致，如果把想查找名字的任意位置，一般设中文名字长度为3，如果为4则再加一个条件，本例中即有复姓），查询条件设置“=OR(MID($C6,1,1)=$D$3, MID($C6,2,1)=$D$3, MID($C6,3,1)=$D$3)”（注意在Excel中“AND”、“OR”等逻辑表达形式），即查询条件为图6所示。

图6条件格式公式设置结果

　　 如果知道完整姓名，我们就在D3单元格中输入其全名（如“王晓明”），然后拉动垂直滚动条，即可快速定位到已经被突出显示出来的数据所在行并浏览相关详细情况。如果只知道一部分，如所有带“华”的或姓“刘”的，则所有相关的数据所在行都被突出显示出来。

　　 初看模型好象没有任何错误，但在没有输入任何条件的情况下，得到的结果却如图7所示。

图7 条件格式公式显示结果

　　 显然这并非我们预期的结果。仔细分析一下特征，都是2个字的名字变成了黄色，原来是条件中“MID($C12,3,1)=$D$3”在作怪，因为它的长度不够，截取从第3个字符开始，为“”，条件为真，所以全显示为黄了，所以在写条件时要特别小心。把条件2改为“=FIND($D$3,$C6)>0” 即可，此时当输入条件为空时是为全选。当然我们还可以进一步改进查询条件。

　　 掌握以上方法以后，通过变通我们还可以很容易将分段显示的条件放到公式里面，由用户根据需要进行灵活设置。

【参考文献】：

　　 1. 王兴德，现代管理决策的计算机方法，中国财政经济出版社，1999年2月

　　 2. Windows帮助系统

　　 3. http://soft.yesky.com，天极网

　　 4. http://www.ccidnet.com，赛迪网

专栏地址：http://manage.org.cn/column/xiaolihua.asp

（作者肖利华，中科院博士研究生，雅戈尔集团信息中心副主任、数字化工程总项目经理&中雅CTO&CIO&副总工程师&高级咨询顾问、东华大学管理信息研究所、企业资源管理研究中心成员、多家企业外聘咨询顾问。欢迎您与作者探讨您的观点和看法，电子信箱：oliver25@sina.com）