⑴单面使用活页纸
　　从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用一般的笔记本。不过，从讲究效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸的单面。

　　⑵将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
　　最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿（ADF），即为功能之一。因此，不必再费事地一张张地换稿，一次次按键。即使不在一旁看着，也不所谓，可以大大地节省人力与时间。

　　可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书处理机打在A4纸上，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能（ADF）的威力，也要大大减小了。因此必须首先z统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。

　　⑶将经常使用的工作用语记、简略化
　　在处理的事务过程中，只在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名、夹入名片簿存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。

　　⑷把书架上大套书籍书背向下排置
　　百科全书类的大套书籍，可以称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是，事实上，这类书籍往往被束之高阁，无人问津。

　　把书背向下排置时，令书底朝外并在上面写上书名，这么一来就可以随手抽取查阅，不会再有笨重、不便的感觉了。